Внутренний аудитор СМК: ключевой элемент непрерывного совершенствования организации

Внутренний аудитор СМК: ключевой элемент непрерывного совершенствования организации

В современном бизнесе, ориентированном на качество и эффективность, Системы Менеджмента Качества (СМК) стали неотъемлемым инструментом достижения стратегических целей. Стандарт ISO 9001, являющийся основой для большинства СМК, требует регулярного проведения внутренних аудитов. В этом контексте фигура внутреннего аудитора СМК приобретает особую значимость, превращаясь из простого контролера в катализатор непрерывного совершенствования организации.

Роль и миссия внутреннего аудитора СМК

Внутренний аудит СМК – это систематический, независимый и документированный процесс получения объективных свидетельств аудита и их объективной оценки для определения степени выполнения критериев аудита. Цель такого аудита – не поиск виновных, а выявление несоответствий, возможностей для улучшения и подтверждение эффективности функционирования СМК.

Внутренний аудитор СМК – это не просто сотрудник, прошедший специальное обучение. Это:

• Стратегический партнер руководства: Предоставляет объективную информацию о состоянии СМК, помогая принимать обоснованные решения.
• Детектор рисков и возможностей: Выявляет потенциальные сбои в процессах и предлагает пути их оптимизации.
• Продвигатель культуры качества: Способствует повышению осведомленности сотрудников о важности качества и их роли в СМК.
• Независимый эксперт: Благодаря своей независимости от проверяемых подразделений, обеспечивает непредвзятую оценку.

Процесс внутреннего аудита СМК: от планирования до отчета

Эффективный внутренний аудит строится на четко регламентированном процессе, который включает несколько ключевых этапов:

1. Планирование аудита:

• Определение целей и критериев: Что именно проверяется и по каким стандартам (ISO 9001, внутренние процедуры).
• Формирование программы и плана: Разработка годовой программы аудитов, а затем детального плана для каждого конкретного аудита (объекты, даты, ответственные).
• Назначение аудиторской группы: Выбор квалифицированных аудиторов, обеспечивающих независимость.

2. Проведение аудита:

• Сбор информации: Изучение документации, интервью с персоналом, наблюдение за процессами, анализ записей.
• Идентификация несоответствий и наблюдений: Выявление отклонений от требований СМК или стандартов, а также областей для улучшения.
• Формирование доказательств: Объективные свидетельства (документы, записи, показания) для подтверждения каждого выявленного факта.

3. Отчетность по аудиту:

• Составление отчета: Документирование результатов аудита, включая описание несоответствий, выводы и рекомендации.
• Представление отчета руководству: Презентация результатов и обсуждение дальнейших действий.
4. Корректирующие и предупреждающие действия:
• Разработка планов: Отделы, в которых были выявлены несоответствия, разрабатывают и реализуют планы корректирующих действий.
• Мониторинг: Внутренний аудитор контролирует выполнение корректирующих действий и оценивает их эффективность.

Компетенции и личные качества успешного аудитора

Для эффективного выполнения своих функций внутренний аудитор СМК должен обладать рядом ключевых компетенций и личных качеств:

• Знание стандарта ISO 9001: Глубокое понимание требований стандарта и принципов менеджмента качества.
• Понимание процессов организации: Способность разобраться в специфике работы различных подразделений.
• Навыки аудита: Умение планировать, проводить интервью, анализировать информацию, выявлять несоответствия и документировать их.
• Коммуникативные навыки: Способность эффективно взаимодействовать с сотрудниками всех уровней, убеждать и мотивировать.
• Аналитическое мышление: Умение системно подходить к решению проблем, видеть взаимосвязи между процессами.
• Объективность и беспристрастность: Критически важные качества для обеспечения независимости аудита.

• Тактичность и этичность: Уважительное отношение к проверяемым сотрудникам, способность сохранять конфиденциальность.

Внутренний аудитор как двигатель улучшений

Роль внутреннего аудитора СМК выходит за рамки простого контроля. Он является инструментом, который помогает организации:

• Повышать эффективность процессов: Выявлять узкие места, потери и возможности для оптимизации.
• Снижать риски: Предотвращать возможные сбои в системе, минимизировать вероятность дефектов и ошибок.
• Улучшать качество продукции/услуг: Обеспечивать соответствие требованиям потребителей и повышать их удовлетворенность.
• Обеспечивать соответствие законодательству: Контролировать выполнение применимых нормативных требований.
• Развивать персонал: Через обратную связь и вовлечение сотрудников в процесс улучшений.

Заключение

Внутренний аудитор СМК – это не "полицейский качества", а ценный эксперт, чья работа напрямую влияет на конкурентоспособность и устойчивое развитие компании. Его профессионализм, независимость и умение видеть не только проблемы, но и потенциал для роста делают его незаменимым активом в стремлении организации к непрерывному совершенствованию и лидерству на рынке. Инвестиции в обучение и развитие внутренних аудиторов – это инвестиции в будущее компании.

Автор:  Библиотека Бизнес-школы ITC Group