АХО. Административно-хозяйственная работа

специалисты АХО, офис-менеджеры и другие сотрудники, занимающиеся административно-хозяйственной работой.

АХО – административно-хозяйственный отдел. Создается во всех компаниях, где количество работников более 100 человек. Крупные фирмы (корпорации) имеют в отделе внутренние подразделения. Руководители и специалисты АХО рассчитывают количество и закупают расходные материалы, отвечают за порядок, чистоту помещений и на местах, обеспечивают безопасность, комфорт.

• Задачи, функции и зоны ответственности АХО. Типовая документация АХО.
• Материальное обеспечение и оформление поставок. Контроль за расходованием ТМЦ. Система внутренних заявок. Согласование закупок. Инвентаризация: порядок проведения.
• Эксплуатация, техническое обслуживание зданий и сооружений предприятия. Организация ремонтных работ. Энергосбережение и энергоэффективность.
• Правовые основы деятельности АХО. Особенности оформления и сопровождения договоров, применяемых в работе АХО. Материальная ответственность. Порядок действий сотрудников АХО при осуществлении проверок органами контроля и надзора.
• Участие АХО в организации охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии.
• Клининг. Факторы, оказывающие наибольшее влияние на качество и эффективность уборки.
• Организация и хозяйственное обеспечение мероприятий.
• Причины возникновения конфликтов в работе АХО и способы их решения. Управление стрессом.

• Покупка, хранение, выдача различных предметов и ценностей, необходимых для работы всех сотрудников компании.
• Ремонт помещений, поломок имущества.
• Соблюдение норм, правил пожарной безопасности, контроль за выполнением всех рекомендаций.
• Материальная ответственность за ценностями компании.
• Поиск фирм, предоставляющих все коммунальные услуги.
• Заключение договоров на предоставление проводной телефонной связи, сотовой связи, интернета, на коммунальные услуги.
• Обеспечение сотрудников компании всеми необходимыми ценностями для эффективной работы.
• Контроль за состоянием помещений, устранение всех неполадок – своевременный ремонт, технические работы, уборка кабинетов.
• Организация комфортных условий для отдыха сотрудников, предусмотренные законодательством РФ.
• Контроль над обеспечением охраны здания, помещений, сотрудников.

• Организационная структура подразделения.
• Как провести анализ текущего состояния и определить недостающие и излишние функции.
• Варианты распределения функций АХО. Построение взаимодействия службы АХО с другими службами предприятия.
• Коммуникации и взаимодействие служб АХО.
• Диспетчеризация работ.

• Должностные инструкции сотрудников АХО.
• Положение о работе АХО.
• Типовые формы, бланки, заявки, приказы.
• Договорная работа.
• Анализ типовых видов договоров.
• Способы проверки контрагентов.
• Типичные ошибки при заключении договоров.
• Практика претензионной работы в деятельности АХО.
• Проверки контрольно-надзорных органов.
• Кто и что может проверить?
• Полномочия контролирующих органов и проверяющих лиц.
• Документы и локальные акты, позволяющие минимизировать негативные последствия проверок.
• Что нужно знать о порядке проведения процедур проверок и оформлении результатов проверок.
• Ответственность руководителя службы АХО.
• Материальная ответственность сотрудников.
• Учет материальных ценностей.
• Организация системы приемки, хранения, передачи.
• Контроль за поступлением и расходованием материалов.
• Инвентаризация: порядок, участники, документальное обеспечение.

• Организация рабочих мест, переговорных комнат, офисного пространства.
• Обеспечение снабжения офиса канцелярскими, хозяйственными товарами, спецодеждой.
• Поддержание работоспособности оргтехники.
• Создание запаса расходных материалов.
• Крупные разовые закупки (мебель, офисное оборудование).
• Организация питания сотрудников предприятия.
• Выбор оптимального варианта организации корпоративного питания.
• Управление работой автотранспорта на предприятии.
• Автопарк компании: инструменты контроля и управления.
• Лизинг. Собственный автопарк или аутсорсинг?
• Уборка помещений.
• Формирование стандартов чистоты помещений и территории.

• Контроль за исправностью инженерных систем.
• Составление смет хозяйственных расходов на содержание зданий и помещений предприятия и прилегающей территории.
• Выполнение заявок на мелкий ремонт.

• Расчет потребностей.
• Планирование расходов.
• Оптимизация бюджета на содержание хозяйственных объектов.
• Управление амортизационным фондом.

• Проведение тендеров на закупки.
• Практика использования “конъюнктурной справки”.
• Методики подсчета целесообразность выполнения отдельных видов работ своими силами или с привлечением сторонних подрядчиков.

• Бухгалтерия.
• Производственный отдел.
• Юридический отдел.
• Отдел закупок.
• Планово-экономический отдел.
• Отдел кадров.

• Организация оповещения о новых регламентах, документах, событиях.
• Контроль исполнения поручений.